Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

Kişisel verileriniz; SimurgHub platformunun işletilmesi kapsamında aşağıda bilgileri yer alan veri sorumlusu tarafından işlenmektedir:

• Unvan: Simurg Yazılım
• Adres: Konak, Cumhuriyet Blv No:34, 35260 Konak/İzmir
• Vergi dairesi / no: [Vergi dairesi] — [Vergi kimlik numarası]
• MERSİS: [MERSİS numarası]
• Telefon: +90 507 002 56 49
• KVKK başvuru e-postası: hub@simurgyazilim.com
• Web: https://hub.simurgyazilim.com

2. Hizmetin Niteliği ve Rol Dağılımı

SimurgHub, işletmelerin müşteri/tedarikçi ilişkilerini, cari hesaplarını, teklif-sipariş-fatura süreçlerini, stok ve finans kayıtlarını yönetmelerini sağlayan çok kiracılı (multi-tenant) bir yazılım hizmetidir (SaaS).

Platform kullanıcıları (firma kaydı yapan yetkili, davet edilen çalışanlar): Bu metin kapsamında veri sorumlusu yukarıda belirtilen işletmecidir.

Firmanızın sisteme girdiği üçüncü kişi verileri (müşteri, tedarikçi, iletişim kişileri, T.C. kimlik numarası, IBAN vb.): Bu veriler bakımından veri sorumlusu sizin şirketinizdir; SimurgHub yalnızca hizmetin sunulması amacıyla veri işleyen sıfatıyla teknik altyapı sağlar. Bu kişilere yönelik aydınlatma yükümlülüğü şirketinize aittir; platform üzerinde müşteri anonimleştirme aracı sunulmaktadır.

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Kayıt ve kullanım sürecinde aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik ve iletişim: yetkili adı soyadı, e-posta, telefon numarası
• Şirket / ticari bilgiler: firma adı, vergi numarası, ticari ünvan, sektör
• Hesap güvenliği: şifre (yalnızca hash’lenmiş olarak saklanır; düz metin tutulmaz), oturum ve yenileme jetonları, “beni hatırla” tercihi
• İşlem güvenliği: IP adresi, tarayıcı/oturum bilgileri, denetim (audit) kayıtları, giriş denemeleri ve kilitleme kayıtları
• Kullanım ve tercih: dil tercihi, bildirim ayarları, firma varsayılan para birimi ve sistem ayarları
• Hukuki işlem: KVKK ve kullanım koşulları onay zaman damgaları
• İsteğe bağlı içerik: yüklenen firma logosu, profil fotoğrafı, müşteri ekleri ve belgeler (PDF, ekstre vb.)

Platforma firmanız adına kaydettiğiniz müşteri/tedarikçi verileri (adres, vergi no, T.C. kimlik no, IBAN, doğum tarihi, notlar, e-posta ve telefon listeleri vb.) sizin veri girişinize bağlıdır; hassas alanlar (kimlik no, IBAN) uygulama içinde şifreleme ile korunacak şekilde tasarlanmıştır.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Üyelik ve firma (tenant) hesabının oluşturulması, doğrulanması ve yönetilmesi
• E-posta doğrulama ve şifre sıfırlama süreçlerinin yürütülmesi
• Kullanıcı davetleri, rol tabanlı erişim ve oturum yönetimi
• CRM, cari hesap, teklif, sipariş, fatura, satın alma, stok ve finans modüllerinin sunulması
• Raporlama, dışa/içe aktarma (CSV), PDF ve e-posta bildirimlerinin iletilmesi
• Vade hatırlatmaları ve sistem bildirimlerinin gönderilmesi
• Bilgi güvenliği, dolandırıcılık önleme ve hizmet sürekliliği
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili makam taleplerinin karşılanması
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi, hata ayıklama ve teknik destek
• Abonelik ve plan yükseltme taleplerinin işlenmesi

5. Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası: hizmet kaydı, hesap kullanımı ve talep ettiğiniz modüllerin çalıştırılması
• Hukuki yükümlülük: ticari ve vergi mevzuatından doğan saklama, bilgi talepleri
• Meşru menfaat: güvenlik, denetim kayıtları, kötüye kullanımın önlenmesi (temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla)
• Açık rıza: zorunlu olmayan pazarlama iletişimi veya açıkça onay istenen işlemler (varsa)
• Açık rıza / bilgilendirme: KVKK ve kullanım koşulları onayı (kayıt sırasında)

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Verileriniz; hizmetin sunulması için gerekli olduğu ölçüde ve sözleşmesel gizlilik yükümlülükleri altında aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Altyapı sağlayıcıları: barındırma, veritabanı, yedekleme hizmetleri (sunucu lokasyonu sözleşme ve teknik yapılandırmaya bağlıdır)
• E-posta servisi: doğrulama, şifre sıfırlama, ekstre ve bildirim e-postalarının iletimi (SMTP sağlayıcınız)
• Yetkili kamu kurumları: kanunen talep edilmesi hâlinde
• Denetim / hukuk danışmanları: gizlilik sözleşmesi kapsamında, ihtiyaç halinde

Verileriniz, açık rızanız veya KVKK’da öngörülen şartlar olmaksızın yurt dışına aktarılmaz; aktarım yapılacaksa ayrıca bilgilendirilir ve gerekli güvenceler (KVKK m. 9) sağlanır.

7. Toplama Yöntemi

Veriler; web arayüzü ve API üzerinden doldurduğunuz formlar, otomatik oluşan log kayıtları, çerezler (oturum ve dil tercihi), e-posta iletişimi ve destek talepleri aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.

8. Saklama Süreleri

• Hesap verileri: üyelik süresince ve hesap kapatıldıktan sonra ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca (ticari defter ve kayıt yükümlülükleri dikkate alınarak)
• Denetim kayıtları: bilgi güvenliği ve hesap verebilirlik için makul süre (ör. 2 yıl, ihtiyaç halinde uzatılabilir)
• Oturum ve güvenlik logları: olay müdahale ihtiyacına göre sınırlı süre
• Yedekler: düzenli yedekleme politikasına tabidir; yedeklerden silme ana sistemle uyumlu şekilde gerçekleştirilir

Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Firmanız, müşteri kayıtları için platformdaki anonimleştirme işlevini kullanarak KVKK’ya uygun silme/anonimleştirme yapabilir.

9. İlgili Kişi Haklarınız (KVKK m. 11)

KVKK kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
3. İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
4. Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
5. Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
6. KVKK m. 7 kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme
7. Düzeltme/silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
8. Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
9. Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Taleplerinizi Türkçe olarak hub@simurgyazilim.com adresine iletebilirsiniz. Başvurularınız, niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarifesindeki ücret alınabilir.

10. Güvenlik Önlemleri

SimurgHub tarafında; şifrelerin hash’lenmesi, HTTPS ile iletişim, rol tabanlı yetkilendirme, oturum zaman aşımı, CSRF koruması, hassas alanlarda şifreleme, kiracı (tenant) bazlı veri izolasyonu ve denetim kayıtları gibi teknik ve idari tedbirler uygulanmaktadır. Erişim yetkilerinizi yalnızca görevi gereği kullanan personelle sınırlamanız önerilir.

11. Çerezler

Zorunlu çerezler oturumun sürdürülmesi, güvenlik (CSRF) ve dil tercihinizin hatırlanması için kullanılır. Tarayıcı ayarlarınızdan çerezleri yönetebilirsiniz; zorunlu çerezlerin kapatılması hizmetin kullanılamamasına yol açabilir.

12. Metnin Güncellenmesi

Bu aydınlatma metni, mevzuat veya hizmet kapsamındaki değişiklikler nedeniyle güncellenebilir. Güncel metin https://hub.simurgyazilim.com adresinde yayımlanır; önemli değişikliklerde kayıtlı e-posta adresinize bilgi verilebilir.